રાજ્ય સરકાર તથા પંચાયત વિભાગ હસ્તકના તમામ અધિકારીઓ અને કર્મચારીઓની સેવાપોથી (સર્વિસબુક) જે અત્યાર સુધી ફિઝિકલ-હાર્ડકોપી તરીકે જાળવવામાં આવતી હતી, તે હવે સંપૂર્ણપણે ઓનલાઈન મુકાઈ રહી છે. નવા કેલેન્ડર વર્ષ ૨૦૨૭થી કર્મયોગી પોર્ટલ ઉપર આ તમામ સર્વિસબુક નિભાવવામાં આવશે.

નાણા વિભાગ દ્વારા રાજ્યના તમામ વિભાગોના વડા અધિકારીઓને સૂચના આપવામાં આવી છે કે, તમામ અધિકારીઓ અને કર્મચારીઓની સેવાકીય બાબતોની નોંધ ૧લી જાન્યુઆરી-૨૦૨૭થી 'કર્મયોગી પોર્ટલ' પર જ કરવાની રહેશે. આ તારીખ પહેલાંની તમામ ફિઝિકલ કોપીનું સ્કેનિંગ કરીને ફિઝિકલ કોપી વિભાગના વડા અધિકારીએ પોતાની કસ્ટડીમાં સુરક્ષિત રાખવાની રહેશે અને સંબંધિત કર્મચારીએ પોતાની સર્વિસબુક અંગે ખાતરી કરી લેવાની રહેશે.

ફિઝિકલ કોપીનું સ્કેનિંગ કરીને તેને કર્મયોગી પોર્ટલ ઉપર અપલોડ કરવાનું મહત્વપૂર્ણ કાર્ય એચ આર એમ એસ પ્રભાગ દ્વારા કરવામાં આવશે. સ્કેનિંગ બાદ મૂળ ફિઝિકલ કોપી કર્મચારીની છેલ્લી મૂળ કચેરી ખાતે જળવાશે. કર્મચારીની બદલી થયા પછી પણ તેમની ફિઝિકલ સર્વિસબુકનું હસ્તાંતરણ (ટ્રાન્સફર) કરવામાં આવશે નહીં.

સર્વિસબુકની જાળવણીની જવાબદારી જે કર્મચારીના કાર્યક્ષેત્રમાં આવતી હોય, તેમણે તમામ કાગળો સેફ કસ્ટડીમાં રાખવાના રહેશે. ભવિષ્યમાં જો સ્કેન કરેલી સર્વિસબુકના કોઈ મુદ્દા કે વિગત અંગે પ્રશ્ન ઉપસ્થિત થશે, તો ફિઝિકલ સર્વિસબુક કસ્ટોડિયન કચેરી દ્વારા ઉપલબ્ધ કરાવવામાં આવશે. આ સાથે જ દરેક કર્મચારીએ પણ પોતે સ્કેન થયેલી પીડીએફ ની જાતે ચકાસણી કરી લેવાની રહેશે.